Dit artikel is een aantal jaren geleden opgesteld. Bepaalde technische zaken zullen moeten worden gecontroleerd op hun geldigheid in deze tijd.
Evangelische en christelijke boekwinkel
Het starten van een evangelische boekwinkel is een kwestie van roeping of om het minder geladen te zeggen: van een christelijk ideaal. Het ideaal namelijk om goede evangelisatielektuur en geloofsopbouwende geschriften onder de mensen te brengen. Hiermee wordt al enigszins het verschil aangegeven met de christelijke boekhandel. De verschillen tussen die beide zijn niet essentiëel, maar gradueel. Ze laten zich als volgt nader omschrijven…
- de evangelische boekwinkel is meer idealistisch ingesteld, de algemeen christelijke boekhandel heeft voornamelijk een zakelijk doel. Hoewel daarbij het idealisme niet behoeft te zijn uitgeschakeld zo staat het zakelijk belang meer op de voorgrond, het gaat erom een broodwinning te hebben. En dit bepaalt mee het assortiment van de christelijke boekhandel.
- de evangelische boekwinkel kan het eigendom zijn van één persoon, maar meestal behoort ze toe aan een stichting of een geloofsgemeenschap. De christelijke boekhandel is een eenmanszaak, een familiebedrijf of het eigendom van een zakelijke instelling.
- de evangelische boekwinkel werkt vaak met vrijwilligers, terwijl de christelijke boekhandel bijna uitsluitend betaalde krachten in dienst heeft.
- het assortiment van een evangelische boekhandel is aan de ene kant beperkter, aan de andere kant uitgebreider dan dat van de christelijke boekhandel. Beperkter in die zin, dat men weinig of geen diepgaande theologische werken in voorraad heeft, geen algemene lektuur (boeken over sport, e.d.), geen schoolboeken en ook geen ‘neutraal’ schrijfmateriaal. Uitgebreider omdat men ansichten met bijbelteksten, werkjes voor clubwerk, kleurplaten en boekenleggers met tekstopdruk verkoopt. Maar daarnaast vooral ook doordat er een veel uitgebreider assortiment evangelisatiebrochures en geloofsopbouwende lektuur is.
- voor het starten van een evangelische boekhandel zijn net zo min als voor het starten van een christelijke boekhandel bepaalde papieren vereist(Dit houdt verband met een wet op de vrijheid van meningsuiting).
Wel moet men ingeschreven worden in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De uitgevers van christelijke lektuur leveren trouwens niet met korting als men niet in het Handelsregister is opgenomen. De eigenaar van een christelijke boekhandel zal in de regel lid zijn van de ‘Vereeniging tot behartiging van de belangen des boekhandels’. Aan dit lidmaatschap wordt door de vereniging de eis gesteld dat men in bezit is van het vakdiploma voor de boekhandel. Op grond van dit lidmaatschap is de uitgever verplicht met boekhandelskorting te leveren.
Waarom een evangelische boekwinkel?
Sinds het begin van de zeventiger jaren kennen wij het verschijnsel van de evangelische boekwinkel. Men is ermee gestart omdat er een leemte was in het assortiment van de algemeen christelijke boekhandel. Het kleinere evangelische materiaal was er niet of te weinig vertegenwoordigd. Ook vond men dat in veel christelijke boehandels de goede orthodox-christelijke lektuur verdrongen werd door theologische werken waar de geest van de moderne theologie in rondwaarde. Om maar niet te spreken van die werken, romans en weekbladen die als beslist onchristelijk beschouwd moeten worden.
Waarom ‘hier’ een evangelische boekwinkel?
Wanneer men overweegt een evangelische boekwinkel te starten, zal men zich verschillende dingen moeten afvragen. En wel:
a. kan er gezien het bevolkingsaantal en de geestelijke ligging van de bevolking voldoende aanloop verwacht worden?. Het starten van een evangelische boekwinkel mag dan een zaak van een ideaal zijn, het mag nooit een kwestie van blind idealisme wezen. Het inrichten van een winkel kost namelijk geld en als dat niet voldoende ‘rendabel’ is, kan men beter gaan colporteren, een boekentafel organiseren of een heel eenvoudig verkooppunt creëren.
b. men zal er goed aan doen na te gaan of er niet een christelijke boekhandel in de buurt is, die voldoet aan de normen die men aan zo’n instelling mag stellen (zie de vorige alinea) en of men die niet teveel concurrentie aandoet. Wanneer men speciale artikelen wil voeren, die zo’n boekhandel niet heeft, is beperking in assortiment te overwegen. Aan dit punt is in het verleden (door de schrijver ook) wel eens te weinig aandacht geschonken.
c.hetzelfde geldt ten aanzien van een naburige evangelische boekwinkel. Soms kan een verschil in geestelijke ligging een rol spelen om toch een winkel te starten. Laat men dan elkaar aanvullen en klanten naar elkaar doorverwijzen.
Bezetting
Soms is men enthousiast met een winkel gestart en moest men na verloop van tijd constateren dat het toch niet ging omdat men met de bezetting in de knoop kwam te zitten. Dit betreft dan de winkel die door vrijwillig(st)ers bemand wordt. Dat is een trieste zaak: kosten gemaakt, tijd erin gestoken en dan moeten stoppen…. Het is dan ook zaak vóór men start zich van goede en duurzame medewerking te verzekeren. In het begin wil iedereen wel meewerken, maar blijft dat op den duur zo? Zorg dan ook voor voldoende medewerkers zodat als er iemand (tijdelijk 0f voorgoed) uitvalt, de anderen het werk in stand kunnen houden. De grootste moeilijkheid is de bezetting van de zaterdag.
U zult de medewerkers op het hart moeten binden dat u ook wat deze dag betreft op hen moet aankunnen. Ook de bezetting tijdens de koopavond kan problemen opleveren. Dit is echter het ergste niet, want er zijn meer zaken die op die avond niet open zijn. Precairder ligt het met de vakanties. Men moet daarvoor direkt bij de start een goede onderlinge regeling treffenen dat elk jaar opnieuw vroegtijdig bekijken. Probeer het zo te regelen dat er steeds twee medewerkers tegelijk in de winkel zijn. Het is veiliger; pastoraal meer verantwoord en als er een contact met een klant ontstaat kan de ander de bediening van andere klanten overnemen.
Attentie: Het is geen aanbeveling als een winkel slechts een paar dagen per week open is; het is helemaal geen aanbeveling als men op onregelmatige tijden open is. Niets irriteert een klant meer dan dat hij voor een dichte deur komt te staan, terwijl hij mocht verwachten dat de winkel open was.
Financiën
Als de bezetting voor elkaar is kunnen we beginnen aan de de financiën te denken. We hebben startkapitaal nodig en waarschijnlijk giften om de zaak draaiend te kunnen houden. In veel gevallen zal achter de betrokken evangelische boekwinkel een bepaalde stroming of geloofsgemeenschap staan waarvan de ‘leden’ bereid zijn financiele steun te verlenen. Als het gaat om iemand die de zaak voor zichzelf voert zal dat minder het geval zijn dan wanneer de winkel in handen is van een stichting. In het eerste geval zal men zich namelijk afvragen of het gewenst is de betreffende persoon een (gedeeltelijk) onderhoud te verschaffen door geld in zijn zaak te steken. Het kan van belang zijn een vriendenkring in het leven te roepen, die het startkapitaal bij elkaar brengt en ook verder bijspringt in de jaarlijks terugkerende kosten. Dit geldt natuurlijk de kleinere evangelische boekwinkels. Er zijn immers ook winkels die zo’n omzet halen dat er wel geen levensonderhoud inzit, maar dat men de kosten eruit krijgt.
De hoogte van het startkapitaal wordt bepaald door de volgende faktoren:
-kopen we een pand of huren we?
-hoe verzorgen we de winkelinrichting: kant en klaar kopen of zelf maken?
-beginnen we met een uitgebreid of een bescheiden assortiment?
Behuizing
Sommige evangelische boekwinkels zijn gestart met een al of niet afgeschoten stuk van een huiskamer of met een omgebouwd berghok. Dit is wel een veilig, maar niet zo’n ideaal begin. Mensen bellen niet gauw bij een gewoon huis aan om een boek te kopen, je kunt niet gemakkelijk vrijblijvend alleen maar kijken en dan weggaan. Er zijn ook christenzakenmensen, die in een bepaald deel van hun zaak ‘een evangelische hoek’ hebben ingericht. Dit is natuurlijk een heel eenvoudige en mooie oplossing. De klantenloop heb je -om zo te spreken-al. Het kan natuurlijk ook een paar klanten kosten, die per se niet met godsdienstige lektuur e.d. geconfronteerd willen worden. Maar zou het dat niet waard zijn? In het kader van deze brochure laten we dit verder rusten het gaat nu om een volledig evangelische boekwinkel en daarvoor hebben we een bedrijfspand nodig. We kunnen dit huren of kopen. De voor- en nadelen zijn dezelfde als die van het kopen of huren van een woonhuis.
Als er geld beschikbaar is om te kopen is dat natuurlijk het beste, maar krijg eerst maar eens een ton of meer bij elkaar. Een pand op goede stand zal echter een forse huurprijs vragen. We zullen uiteraard moeten roeien met de riemen die we hebben. Minder geld betekent een pand in een minder drukke winkelstraat of zelfs ergens buiten het centrum. Dat laatste behoeft niet nadelig te zijn mits er goede parkeerruimte is en we niet moeilijk te vinden zijn in een onbekende wijk. In het centrum kunnen we rekenen op toevallig passerend publiek (looppubliek); buiten het centrum krijgen we de mensen uit de wijk en verder het ‘gerichte publiek’ dat van het bestaan van de winkel op de hoogte is. Men zal in dat geval door advertentiecampagnes of folderverspreiding voor bekendheid moeten zorgen. Dit brengt natuurlijk extra kosten met zich mee, die bij het kiezen van een pand ook een (bescheiden) rol spelen.
Inschrijving in het Handelsregister
Als men als Stichting een evangelische boekwinkel begint is men als Stichting ingeschreven in het Stichtingsregister van de Kamer van Koophandel. Om de Stichting op te richten moet men zich wenden tot een notaris. Deze stelt (in overleg met de toekomstige leden van de stichting) de statuten op en zorgt ook voor het inschrijven in het Stichtingsregister. Ook voor het opstellen van het huishoudelijk regelement kan men bij hem terecht. De inschrijving in het stichtingsregister zegt de uitgevers van boeken niets wat betreft het toestaan van boekhandelskorting. Daarvoor moet men minstens ingeschreven staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het is verstandig bij de inschrijving een paar kopieën van de registratie te vragen. Het kan zijn dat een uitgever er naar vraagt. Het is ook verstandig het inschrijfnummer van het Handelsregister in het briefhoofd van het postpapier van de stichting en/of op de bedrukte enveloppen te vermelden.
Winkelinrichting
Hierbij hangt veel af van de ruimte die men heeft. Als u met een bescheiden voorraad begint kubt u de boeken plat leggen op schuinstaande schappen. Dat geeft een meer gevuld idee en verkoopt ook beter. Wanneer het assortiment zich uitbreidt zal men genoodzaakt zijn de boeken rug aan rug op te stellen. Doe dat echter zo, dat de titel goed leesbaar is en houd ruimte over om bepaalde boeken in volle breedte op te stellen. Gebruik in de etalage zo mogelijk steunmateriaal om boeken op te zetten. Tracht zoveel mogelijk het idee van ruimte te geven, prop niet de hele etalage vol en evenmin de hele winkelruimte.
Besteed vooral veel zorg aan de etalage. Probeer een goed idee te geven van wat u zoal verkoopt, zonder dat het een onoverzichtelijke opeenhoping van artiekeln wordt. Maak er iets fleurigs van met zo nodig een bloemetje ertussen. Laat de aandacht vooral ook op nieuwe uitgaven vallen. Zorg ook eens voor ‘een koopje’. Deel de etalage minstens eens per half jaar opnieuw in.
Het verdient aanbeveling in de winkel een zitje te vormen waar men rustig een boek kan inkijken. Zo mogelijk een een gespreksruimte creëren waar u met een klant een geestelijk gesprek kunt voeren Als het mogelijk is ook een plekje waar een kind kan zittten om bijv. een tekening te kleuren.
Richt een of meer schappen in bij de toonbank waarop u pas uitgekomen boeken kunt uitstallen. Speciale aanbiedingen kunt u op de toonbank leggen, maar zorg er voor dat het er niet rommelig wordt. Aangezien bijbels bij het uithalen en vooral bij het insteken in de hoes gauw beschadigingen oplopen is het aan te raden de bijbels vlak bij de toonbank uit te stallen, zodat u op tijd de helpende hand kunt bieden.
Zorg voor een overzichtelijke indeling waarbij het materiaal naar soort gegroepeerd is en waarbij de soort op duidelijke wijze staat aangegeven; bijv. kinderlektuur, bijbelstudie, bijbels, kinderbijbels, gezinslektuur, enz. (iets meer over muziek en iets over de rechten van officiële instanties (precarisrechten, buma/stemra))
Prijzen
De prijzen van de boeken kunt u op verschillende manieren vermelden. Bijvoorbeeld door met een zacht potlood de prijs te noteren op de eerste pagina van het boek. Het nadeel hiervan is, dat de prijs er bij verkoop uitgegumd moet worden. Dat kan beschadigingen opleveren als men te hard drukt en geen zacht gum gebruikt. Meestal blijft toch zichtbaar dat het boek op deze wijze geprijsd is geweest. Bij prijsveranderingen (zoals die in het verleden vaak voorkwamen) is dit trouwens ook een tijdrovende methode omdat je elk boek dan moet openslaan en het gummen ook nogal tijd kost.
U kunt ook plakkertjes gebruiken op de achterzijde van het boek waarop u zelf de prijs noteert. Het grote nadeel is dat deze plakkertjes dikwijls erg vastkleven en bij verwijdering beschadiging geven. Het verdient dan ook voorkeur gebruik te maken van een prijstang met rollen prijsplakkers. Deze laatste zijn verkrijgbaar met vrij geringe kleefkracht en twee uiteinden die ongelijmd zijn, zodat u ze zonder enige beschadiging van de boeken kubt verwijderen. Als het financieel mogelijk is, kan een tweede prijstang worden gekocht waarin u een rol sterker klevende etiketjes plaatst. U kunt daarmee tegels, pennen, wandborden en dergelijke prijzen; de eerder genoemde plakkers kleven namelijk slecht op dit materiaal.
Goedkoper en efficiënter is het gebruik van kaartjes, die men in het boek steekt en waarop men naast andere gegevens (zie volgende perikoop) de prijs vermeldt
Aanvulling voorraad
De voorrraad in de winkel moet constant op peil gehouden worden. Het is gemakkelijk als u een ordner heeft waarin rubrieksgewijs alle boeken genoteerd staan die u in de winkel verkoopt (het voorraad – of assortimentsboek). U kunt de rubriek met een letter aanduiden en het betreffende boek met een cijfer. In de boeken in de winkel doet u dan een kaartje waarop het nummer van het boek en de letter van de rubriek vermeld staan, bijv. P 12. Bij verkoop wordt dit kaartje uit het boek gehaald en in een bakje gedaan. Aan de hand van de zo verzamelde kaartjes kunt u de boekenvoorraad in de winkel vanuit het magazijn aanvullen of als er geen voorraad (meer) van is de titel vermelden in het bestelboek (waarover straks meer). Als u de prijs uitsluitend op het kaartje vermeldt, vergeet u niet niet het kaartje uit het boek te halen.
Met de opmars van de computer doet zich de mogelijkheid voor de voorraadadministratie via de computer te laten lopen. Daar is echter een ‘maar’ aan verbonden. U moet zich de aanschaf van zo’n apparaat kunnen veroorloven. Vervolgens moet u er mee kunnen werken. Nu zijn er heel gebruiksvriendelijke machines in de handel waarbij men geen enkele code uit het hoofd hoeft te leren. Wel verdient het aanbeveling dat er twee personen mee overweg kunnen. Het is echter van het grootste belang dat u de mutaties regelmatig en nauwkeurig bijhoudt. Met eerder genoemd kaartjessysteem kan dat heel gemakkelijk U werkt het computerbestand aan de hand van de kaartjes bij.
Het mooiste is de computer via de kassa te besturen, maar dat is meestal niet realiseerbaar vanwege de hoge kosten. De genoemde kaartjes kunt u ook met een eenvoudige tekstverwerker en printer kan samenstellen. In plaats van alleen een codenummer en letter met de prijs kunt u dan ook ook de titel, de naam van de schrijver en de uitgever vermelden. Dit voorkomt dat men het assortimentsboek moet naslaan om die gegevens aan de hand van het codenummer uit te zoeken. Verschillende uitgevers sluiten trouwens bij een bestelling een z.g. herbevoorradings coupon in. Men kan dit geprinte papiertje in het boek leggen en dat fungeert dan op dezelfde manier als de eigengemaakte kaartjes.
Bestellen
De totaalvoorraad moet ook regelmatig op peil gehouden worden. Niets is zo vervelend als ‘nee’ te moeten ‘verkopen’. U stelt een klant teleur en u moet maar afwachten of hij ooit weer terugkomt. Het is gewenst van elk gangbaar boek tenminste twee maarliefst enkele exemplaren meer in voorraad te hebben.. Maar ook in dat geval zal men regelmatig moeten bijbestellen. Nu is het bestellen van een enkel boek een onvoordelige zaak, de porto is in verhouding met de prijs meestal erg hoog. U zult er dus goed aan doen na te gaan of u bij de betreffende uitgever niet meer te bestellen heeft. Van een boek dat goed loopt zou men zich bijvoorbeeld een paar extra exemplaren kunnen veroorloven. Loop de voorraad dus even langs want door meer te bestellen worden de portokosten verhoudingsgewijs minder.
Nu bestaat er de Christelijke Boeken Centrale (kortweg de CBC genoemd), Margrietlaan 7 te Langbroek. Postadres: Postbus 259, 3940 AG te Doorn (attentie deze gegevens nagaan). Daar heeft men van heel veel uitgevers boeken in voorrraad. U kunt daardoor kleine bestellingen die bij meerdere uitgevers gedaan moeten worden in één bestelling bij de CBC bij elkaar brengen. De korting is wel iets minder maar dat weegt tegen het bespaarde bedrag aan porto op. Een catalogus kunt u bij de CBC aanvragen. Daarin staan de boeken gerubriceerd zowel per titel als per schrijver. Ook kunt u erin nagaan welk kortingspercentage op de diverse boeken wordt verstrekt. Bestellingen via dit orgaan moeten echter schriftelijk worden gedaan. Telefonische bestellingen worden niet geaccepteerd. Er is nog een andere mogelijkheid: U laat zich inschrijven bij het Centraal Boerkhuis te Culemborg. Ook hier hebben diverse uitgevers hun boeken in dep§ot; sommige uitgevers leveren zelfs uitsluitend via dit adres. Het belang van dit instituut is voor u vooral gelegen in het feit, dat u zich kunt laten inschrijven als lid van de Vervoerscentrale.
Bijna alle uitgeverijen zijn bij deze Vervoerscentrale aangesloten. Het lidmaatschap van de VC houdt in, dat u voor een bezorgfrekquentie van één keer per week een vastrecht betaalt en voor elk pakje dat u ontvangt of verstuurt een laag portobedrag .U moet wel wel een totaal minimumbedrag aan porto besteden . Praktisch gezien komt het erop neer dat men zo’n 270 pakjes tot 10 kg per jaar moet laten bezorgen. Elk pakket meer drukt de gemiddelde prijs natuurlijk.
Bij een bestelling bij de uitgevers dient u op te geven dat u bent aangesloten te zijn bij de Vervoercentrale. De dag van bezorging kunt u in overleg met de VC vaststellen. Wilt u twee keer per week de bezorging laten plaatsvinden dan wordt het vastrechtbedrag verdubbeld.
Bij de VC kunt u zegels bestellen voor retourzendingen aan uitgevers of zendingen aan andere boekhandels die bij de vervoercentrale zijn aangesloten.
Het Centraal Boekhuis geeft ook een databoek uit waarin alle boeken -zowel van algemene als van christelijke aard- genoteerd staan.
Er is een afdeling waar ze op alfabetische volgorde van titel genoteerd staan en een op alfabetische volgorde op naam van de schrijver. Verder bevat dit boek een opgave van alle uitgevers die bij het Centraal Boekhuis zijn aangesloten en nog enkele ander gegevens. Driemaal per jaar verschijnt er een bijgewerkte uitgave.
Debiteurennummer
Wanneer u door een uitgever geaccepteerd bent, zal deze bij de eerste bestelling aan de evangelische boekwinkel een debiteurennummer toekennen. Het is raadzaam en vaak vereist om bij betaling als ook bij volgende bestellingen dit debiteurennummer te vermelden.
Nieuwe uitgaven
Het is van belang goed op de hoogte te zijn van wat er aan nieuwe boeken uitkomt. Bent u aangesloten bij het Centraal Boekhuis, dan krijgt u bij de wekelijkse bezorging een zogenaamd weekbericht dat een opgave bevat van nieuw verschenen boeken en herdrukken, gerubriceerd per uitgever. Verder ontvangt u een opgave van de Koninklijkke Bibliotheek waarin alle uitgaven beschreven worden, die in voorbereiding zijn. Deze zijn gerubriceerd naar genre boek en er wordt een korte omschrijving van het betreffende werk gegeven. Voor de evangelische boekhandel is de rubriek godsdienst uiteraard het meest van belang. Ook is het verstandig zich te abonneren op het tweemaandelijks verschijnende blad Godsdienst en Maatschappij. In dit blad wordt een recensie gegeven van nieuw verschenen boeken en een opgave van herdrukken. Dit blad wordt uitgegeven in belang van het Bibliotheekwezen opdat men daar kan zien wat men in de betreffende bibliotheek wil opnemen en onder welke categorie.
Daarnaast zijn er diverse andere mogelijkheden om op de hoogte te blijven van nieuwe uitgaven. In kranten en tijdschriften verschijnen namelijk regelmatig advertenties van uitgevers. Lees die na en vraag lezers van bladen die u niet onder ogen krijgt eventuele advertenties en boekrecensies uit te knippen. Breng al dit materiaal samen in een plakboek.
De uitgevers laten in voor- en najaar een catalogus verschijnen met nieuwe uitgaven die een beknopte beschrijving van het betreffende werk en de personalia van de schrijver bevat. Het is van belang deze goed door te nemen. Daarnaast geeft men een catalogus uit waarin het hele fonds van de uitgever is opgenomen. U doet er goed aan deze in ordners of cassettes te bewaren om als naslagwerk te gebruiken.
Een belangrijk orgaan is het Christelijk Lektuur Kontakt. Het CLK organiseert -meestal in september- een jaarlijkse christelijke boekenbeurs. Daar zijn een vijftig tot zestig uitgevers met een stand aanwezig. De beurs is op zaterdag open voor het publiek en de daaropvolgende maandag voor de handel. U vindt er alle nieuwe uitgaven bij elkaar en kunt vaak ook nog uw voordeel doen met diverse koopjes die aangeboden worden. De laatste jaren wordt de beurs gehouden in de Veluwehal te Barneveld.
Dit CLK organiseert ook studiedagen waar speciale onderwerpen worden behandeld die voor de evangelische boekhandel van belang zijn.
Werken met vrijwillig(st)ers
De meeste evangelische boekhandels werken met vrijwilligers die uit idealistische overwegingen willen worden ingeschakeld.. De moeilijkheid is nu om de winkel en het personeel tot een goedwerkend geheel te maken.. Om maar iets te noemen: als een klant een bestelling heeft geplaatst en hij komt die later ophalen dan moet degene die op dat moment in de winkel staat hem daaraan kunnen helpen ook al is de bestelling aan een ander opgegeven. Een aantal praktische tips zijn van belang:
-alle bestellingen moeten op losse (voorbedrukte) kaarten worden genoteerd. Eventueel kan men er een zogenaamd hotelboek voor gebruiken.
-titel van het boek, zo mogelijk de naam van de schrijver en de uitgever moeten vermeld.
-naam en adres van de klant natuurklijk niet vergeten. Ook het telefoonnummer noteren alsmede de datum van bestelling.
Deze gegevens gaan net als de kaartjes uit de boeken die verkocht worden in een doos of bakje en degene die de bestellingen verzorgt maakt aan de hand van deze kaartjes zijn notities in het bestelboek waarin hij voor iedere uitgever een of meer bladen gereserveerd heeft. Het verdient aanbeveling hiervoor een multimap te gebruiken. Het blad met de naam van de uitgever en alle verdere gegevens:adres, telefoonnummer, debiteurennummer, enz. kunt u er steeds in laten zitten en de volle bladzijden met afgewerkte bestellingen kunt u gemakkelijk vervangen door nieuwe blanco bladen..
Bij binnenkomst van de bestellingen moeten de door de klanten bestelde boeken op een speciale plaats worden neergelegd, waarvan ieder die in de winkel assisteert, weet dat daar de bestelde boeken gedeponeerd worden. Het bestelkaartje met de naam van de klant erop steekt u half in het boek of legt het erop eventueel vastgehouden door een (niet te strak zittend) elastiekje.
Alle mededelingen die voor het personeel van belang zijn prikt u op het prikbord of verwerkt u in een mededelingenboek, dat ieder bij de aanvang van het werk moet doornemen. Zeer aan te bevelen is het om de week te openen met b.v. bijbellezen en gebed om het werk en allen die meewerken bij God op te dragen. U kunt dan tevens mondeling de diverse gegevens en mededelingen doornemen. Hierdoor worden de samenwerking en de goede verstandhouding binnen het team zeker bevordert.
Met het oog hierop is het ook van belang dat er één persoon is die een totaal overzicht heeft van alles wat er in de winkel passeert. Iemand die kan coördineren en goede leiding kan geven en die aanspreekbaar is op elk onderdeel van het werk. Deze persoon moet zorgen voor een goede taakverdeling, zodat ieder weet ‘wie’ ‘wat’ moet doen. Men moet de juiste man of vrouw op de juiste plaats hebben. Een goede winkelbediende is nog niet een goede administrateur of boekhouder en dat geldt ook omgekeerd. Een magazijnbediende of schoonmaakster is nog niet altijd een verko(o)p(st)er. En een goed inkoopsbeleid voeren is ook niet ieders werk. Ook moet de man of vrouw met het totaal overzicht zorgen voor een goede scholing van het personeel (zelf geven of zorgen dat ze gegeven wordt). Winkels die uitgaan van een stichting of een geloofsgemeenschap ontdekken na korte tijd op het punt van de eenheid in samenwerking hun Achillespees!! De initiatiefnemers hebben meestal hun gewone werk en kunnen zelf dus niet coördineren en aan een persoon als boven bedoeld ontbreekt het vaak. Gevolg is dat er enerzijds lacunes ontstaan en anderzijds overlappingen en men “wat aan rommelt’. Verder is het van veel belang een goede teamgeest te kweken: van belang naar binnen toe ( denk aan het opbouwend element) en naar buiten toe (denk aan het getuigend element).
Er zijn vrijwiliigers met en zonder uitkering van het rijk. De eersten moeten toestemming hebben om (maximaal 20 uur per week) vrijwilligers-dienst te verrichten. De overheid wil er namelijk voor waken dat er geen mogelijke banen voor werkelozen worden geblokkeerd door vrijwilligers die een uitkering hebben.
Betalingen
Het is van belang een goedwerkende kassa te hebben. Liefst één met een duplicaatrol waarop alle verkopen van de dag geboekt worden. Deze rol kan later als controlegegeven dienst doen bij de boekhouding. Er zijn kassa’s waarop een aantal knoppen zitten met letters (A,B,C enz), die kunnen aangeven welk personeelslid de kassa heeft bediend. Daarnaast zitten er diverse knoppen op waardoor de soort artikel op de kassabon kan worden aangegeven.. Deze gegevens worden dan ook op de duplikaatrol vermeld en dat is weer van belang in verband met het berekenen van de BTW die moet worden afgedragen.
Contante afrekeningen worden natuurklijk via de kassa verwerkt en dat geeft verder geen probleem. Anders is het gesteld met de bestellingen, die verzonden moeten worden. We sluiten daar een nota bij in en houden een duplicaatnota achter. Op de nota zetten we ons giro- en banknummer als dat er al niet voorbedrukt of gestempeld op staat. Het bespaart veel zoekwerk als we de klant bij betaling het nummer van de nota of de datum van uitschrijving laten vermelden. Hebben we veel ‘verzendklanten’ dan verdient het aanbeveling acceptgirokaarten te gebruiken. We moeten minstens 500 betalingen per jaar door middel van aaceptgiro’s binnenkrijgen(controleren of dit nog geldt) om hiervan gebruik te kunnen maken. Als we een vriendenkring hebben die het werk wil steunen dan kunnen we hun verzoeken dit per acceptgiro te doen; dan moet er bij de mededelingen op vermeld staan (voorgedrukt of getypt) “Vriend van Stichting zo en zo” of een andere vermelding waaruit blijkt dat er een relatie bestaat tussen de zender en de ontvanger. Voor het innen van giften van nieuw te werven gevers moet men een groene acceptgiro gebruiken waarvoor de Postbank inningskosten berekent.
Aanmaning
De duplikaatnota’s bewaart men in een map of ordner gesorteerd op naam, notanummer of datum, al naar gelang het door u gevoerde systeem. . Een keer per kwartaal gaat men na welke nota’s nog niet betaald zijn. Deze klanten stuurt u een vriendelijke aanmaning. Voeg er zekerheidshalve de opmerking aan toe, dat als men inmiddels wel betaald heeft de men de aanmaning als niet gezonden wil beschouwen. Heeft men op een veel eerder tijdstip betaald, dan vragen of ze u hiervan op de hoogte willen stellen. Een goed systeem is om bijv. 14 dagen na het versturen van de schriftelijke aanmaningen deze- als nog geen betaling is ontvangen-door een telefoontje te laten volgen
Wanneer een nota is betaald wordt het duplikaat uit de betreffende ordner of map gehaald en opgeborgen bij de andere reeds betaalde nota’s.
Boekhouding
Een evangelische boekwinkel vraagt geen ingewikkelde boekhouding. Zij die over een computer beschikken kunnen zich eventueel een eenvoudig boekhoudprogramma als software aanschaffen. We gaan er echter vanuit dat men nog niet zo modern is ingericht en geven hier een voorbeeld van een eenvoudige boekhouding.
Voor de dagelijkse gang van zaken d.w.z. de inkomsten en uitgaven houden we een kasboek, een bankboek en een giroboek bij. U kunt die ook combineren tot één kasbankgiroboek. Een behoorlijke kolommen-indeling is belangrijk. U kunt dan gemakkelijk rubriceren en behoeft op een later tijdstip geen uitsplitsingen te maken. Aan de linker- of debetzijde boekt men de inkomsten in een aantal rubrieken. Hetzelfde doet men aan de rechter- of creditzijde. Een accurate boekhouding is vereist i.v.m. controle door de belastinddienst.